Datenschutzerklärung

1. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten ist die COMPLETIO Sp. z o.o. mit Sitz in Warschau, ul. Nałęczowska 33 lok. 22, 02-922 Warschau, eingetragen im Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters, geführt vom Amtsgericht für die Hauptstadt Warschau in Warschau, XIV. Wirtschaftsabteilung des Landesgerichtsregisters, unter der Nummer KRS 0000689649, NIP 1251659725, REGON 367970493, Stammkapital 500.000,00 PLN.

Datenschutzbeauftragter

Der Verantwortliche hat einen Datenschutzbeauftragten benannt. Es ist Marek Pióro (CISA, CISM, CGEIT, CRISC, CDPSE). Sie können sich in allen Angelegenheiten, die die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ausübung der in Abschnitt 9 beschriebenen Rechte betreffen, unter iod@completio.pl an ihn wenden.

Kontakt in Datenschutzangelegenheiten

In allen Angelegenheiten, die personenbezogene Daten betreffen, können Sie uns unter biuro@completio.pl oder auf dem Postweg an die oben genannte Anschrift erreichen. Unter diesen Adressen nehmen wir sämtliche Anträge nach der DSGVO entgegen und bearbeiten sie, einschließlich der Anträge auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie Widerruf der Einwilligung. Den Umfang dieser Rechte beschreibt Abschnitt 9.

2. Wofür diese Datenschutzerklärung gilt

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Daten, die wir über die Website completio.pl erheben: aus den Formularen, aus der Newsletter-Anmeldung sowie aus Analysewerkzeugen, sofern Sie darin einwilligen.

Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für die Datenverarbeitung im Rahmen der Durchführung von Verträgen über Fulfillment- und Logistikdienstleistungen. Dort gelten die gesonderten Vereinbarungen aus den Verträgen mit den Kunden, einschließlich der Auftragsverarbeitungsverträge.

Die Website verfügt weder über Verkauf noch über Warenkorb, Zahlungen oder Nutzerkonten. Über sie lässt sich kein Vertrag schließen. Die Regeln für die Nutzung der Website beschreiben die Nutzungsbedingungen, Informationen zu Cookies und zum lokalen Speicher die Cookie-Richtlinie.

3. Welche Daten wir erheben, wozu und auf welcher Grundlage

3.1. Angebots- und Kontaktformular

Die Formulare dienen der Erstellung eines Angebots und der Beantwortung von Anfragen. Wir erheben über sie:

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) — Bearbeitung Ihrer Anfrage und Führung der geschäftlichen Korrespondenz. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Anfrage zu beantworten, die Sie selbst an uns gerichtet haben.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — sofern die Anfrage zu einem Vertragsschluss führt: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin und anschließend Erfüllung des Vertrags.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — steuerliche und buchhalterische Pflichten, sofern es zu einer Abrechnung kommt.
• Art. 398 des Gesetzes über die elektronische Kommunikation — die beim Formular eingeholte Einwilligung betrifft ausschließlich die Kontaktaufnahme per Telefon und SMS und nicht die Datenverarbeitung selbst, die sich auf das berechtigte Interesse stützt. Ohne diese Einwilligung rufen wir Sie weder an noch senden wir Ihnen eine SMS. Eine Antwort per E-Mail auf eine Anfrage, die Sie selbst an uns gerichtet haben, bedarf keiner Einwilligung.

Die Angabe der Daten ist freiwillig, ohne E-Mail-Adresse oder Telefonnummer können wir jedoch nicht antworten.

Das Ankreuzen der Einwilligungen am Formular ist nicht die Grundlage für die Bearbeitung Ihrer Anfrage. Die Anfrage bearbeiten wir auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, sodass der Widerruf der Einwilligung für einen Kanal eine bereits begonnene geschäftliche Korrespondenz nicht unterbricht. Die Einwilligungen entscheiden ausschließlich darüber, über welchen Kanal wir Sie kontaktieren dürfen: telefonisch, per SMS oder per E-Mail. Jeden Kanal kreuzen Sie einzeln an und jeden können Sie unabhängig widerrufen.

3.2. Newsletter

Wenn Sie sich für den Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, um Informationen zu Fulfillment und E-Commerce zu versenden.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung) sowie Art. 398 des Gesetzes vom 12. Juli 2024 über die elektronische Kommunikation, der die Übersendung kommerzieller Informationen ohne vorherige Einwilligung des Empfängers untersagt.

Sie können die Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der zuvor erfolgten Versendungen.

Das Erfordernis der vorherigen Einwilligung nach Art. 398 des Gesetzes über die elektronische Kommunikation erfasst auch Empfänger, die Unternehmen sind, und nicht nur natürliche Personen. Eine dienstliche Adresse in einer Firmendomain befreit nicht von der Pflicht, eine Einwilligung einzuholen.

3.3. Bewerbungen

Über das Formular auf der Unterseite Karriere nehmen wir Bewerbungen samt beigefügtem Lebenslauf entgegen. Wir erheben: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, die Position, auf die sich die Bewerbung bezieht, den Inhalt der Nachricht sowie die Lebenslaufdatei.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) im Umfang der in Art. 22(1) des poln. Arbeitsgesetzbuchs genannten Daten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung) im Umfang der Daten, die Sie über diesen Katalog hinaus aus eigener Initiative angeben, zum Beispiel ein Foto im Lebenslauf.

Wohin Ihr Lebenslauf gelangt. Die Bewerbung nimmt der Anbieter der Formularverarbeitung entgegen, anschließend überträgt eine Automatisierungsplattform sie samt Anhang in einen gesonderten Ordner auf Google Drive, auf den ausschließlich die mit der Personalgewinnung befassten Personen bei Completio sowie die die Website betreuende Agentur Zugriff haben. Einzelheiten enthält Abschnitt 5. An wen wir Daten weitergeben.

Wie lange wir Bewerbungen aufbewahren. Bewerbungsunterlagen bewahren wir 12 Monate ab dem Abschluss des Auswahlverfahrens auf, auf das sich die Bewerbung bezog. Wenn Sie gesondert in die Teilnahme an künftigen Auswahlverfahren einwilligen, bewahren wir sie ebenfalls 12 Monate ab der Erteilung dieser Einwilligung auf. Nach Ablauf dieser Fristen löschen wir die Unterlagen.

3.4. Nutzungsstatistik der Website

Wenn Sie in die Kategorie Statistik einwilligen, erheben wir Daten darüber, wie die Website genutzt wird: aufgerufene Unterseiten, Zugriffsquelle, Gerätetyp sowie den ungefähren Standort, der anhand der anonymisierten IP-Adresse bestimmt wird.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung). Die technischen Einzelheiten beschreibt die Cookie-Richtlinie.

3.5. Technische Daten auf Seiten des Hostings

Die Website wird auf der Infrastruktur von Vercel Inc. gehostet. Der Hosting-Anbieter verarbeitet die üblichen technischen Daten im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Netzanfragen, einschließlich IP-Adressen, zum Zweck der Auslieferung der Seite und der Sicherheit.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse daran, den Betrieb und die Sicherheit der Website zu gewährleisten.

Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Die technischen Protokolle werden für den Zeitraum gespeichert, der sich aus der Konfiguration des Dienstes beim Anbieter ergibt.

4. Wie lange wir Daten aufbewahren

Wir bewahren Daten so lange auf, wie es für den Zweck erforderlich ist, zu dem sie erhoben wurden, und nach dessen Erreichen für den Zeitraum, der sich aus den Rechtsvorschriften oder aus der Verjährung von Ansprüchen ergibt. Die folgende Tabelle nennt die Fristen, die wir anwenden.

Nach Ablauf der genannten Fristen löschen oder anonymisieren wir die Daten. Unterliegt derselbe Datenbestand mehreren Fristen zugleich, etwa Vertragsdaten und Buchhaltungsunterlagen, wenden wir die längste von ihnen an.

5. An wen wir Daten weitergeben

Daten können an die folgenden Kategorien von Empfängern gelangen. Diejenigen, die aus dem Code der Website ersichtlich sind, nennen wir namentlich.

5.1. Anbieter der Formularverarbeitung

Die Formulare der Website werden über den Dienst Web3Forms versandt, der die Übermittlung entgegennimmt und an unser Postfach weiterleitet. Der Dienst ist ein Produkt der in Indien eingetragenen Gesellschaft Web3Creative, seine Server stehen in den Vereinigten Staaten. Der Anbieter erklärt, die Inhalte der Übermittlungen nicht zu speichern; seine Serverprotokolle können jedoch personenbezogene Daten enthalten und werden alle zwei Monate gelöscht.

Der Schlüssel, der das Formular identifiziert (access_key), ist bei diesem Dienst von vornherein öffentlich und im Code der Seite sichtbar. So arbeitet dieser Dienst, und es handelt sich nicht um ein Datenleck: Der Schlüssel erlaubt es, eine Übermittlung an die konfigurierte Adresse zu senden, gewährt aber keinen Zugriff auf irgendwelche Daten. Als Schutz vor Missbrauch dient ein verstecktes Honeypot-Feld für Bots.

Mit dem Anbieter der Formularverarbeitung besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Die Regeln für die Übermittlung von Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums beschreibt Abschnitt 6.

5.2. Automatisierungsplattform

Die Formularübermittlungen nimmt die Automatisierungsplattform Make (Celonis SE, Deutschland) vom Formularanbieter entgegen und leitet sie weiter: an das Postfach von Completio und im Fall von Bewerbungen zusätzlich in einen gesonderten Ordner auf Google Drive. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

5.3. Speicherort der Bewerbungsunterlagen

Die über das Bewerbungsformular übersandten Lebenslaufdateien werden auf Google Drive (Google Ireland Limited) in einem gesonderten Ordner mit eingeschränktem Zugriff gespeichert. Zugriff haben ausschließlich die mit der Personalgewinnung befassten Personen bei Completio sowie die die Website betreuende Agentur, und zwar auf Grundlage eines geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags.

5.4. Hosting-Anbieter

Die Website wird von Vercel Inc. (Vereinigte Staaten) gehostet.

5.5. Anbieter der Analysewerkzeuge und Karten

Google Ireland Limited (Irland) im Umfang von Google Analytics 4, Google Tag Manager sowie Google Maps, wobei die Analysewerkzeuge ausschließlich nach Ihrer Einwilligung starten und die Karte ausschließlich nach der Einwilligung in externe Inhalte.

5.6. Weitere Empfänger

Je nach der Angelegenheit, die Ihre Daten betrifft, können deren Empfänger auch die folgenden Kategorien von Stellen sein (Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO). Wir nennen sie als Kategorien, weil sich ihre Zusammensetzung im Lauf der Zeit ändert:

• Anbieter des E-Mail-Dienstes,
• Anbieter des CRM-Systems,
• Anbieter des Lagerverwaltungssystems (WMS),
• Frachtführer und Kurierdienste,
• Postdienstleister,
• Anbieter von Telekommunikations- und Telefoniesystemen,
• Buchhaltungsbüro und Steuerberater,
• Rechtsanwaltskanzlei,
• Anbieter von IT- und technischen Supportleistungen, einschließlich der die Website betreuenden Agentur,
• Anbieter von Archivierungs- und Aktenvernichtungsleistungen,
• Versicherer sowie an der Durchsetzung von Ansprüchen beteiligte Stellen,
• öffentliche Stellen, wenn sie sich auf Grundlage von Rechtsvorschriften an uns wenden.

Stellen, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, tun dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO) und ausschließlich in dem Umfang, der zur Erbringung der Leistung erforderlich ist. Öffentliche Stellen, die sich auf Grundlage von Rechtsvorschriften an uns wenden, sind keine Empfänger im Sinne des Art. 4 Nr. 9 DSGVO.

6. Übermittlung von Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Ein Teil der Empfänger hat seinen Sitz oder seine Infrastruktur außerhalb des EWR. Die Grundlage der Übermittlung ist für jeden von ihnen eine andere, und wir schlüsseln sie nachfolgend nach dem tatsächlichen Stand auf.

Eine Kopie der bei der Übermittlung von Daten außerhalb des EWR angewandten Garantien erhalten Sie, indem Sie an die in Abschnitt 1 genannte Adresse schreiben.

7. Ob wir automatisierte Entscheidungen treffen

Nein. Wir treffen Ihnen gegenüber keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen würden (Art. 22 DSGVO).

Die Website erstellt kein Profil der Besucherinnen und Besucher. Statistiken haben, sofern sie aktiviert werden, aggregierten Charakter.

8. Sicherheit

Die Verbindung zur Website ist verschlüsselt (HTTPS), und der Server erzwingt die Verschlüsselung auch bei weiteren Besuchen. Die Website setzt eine Content-Security-Policy ein, die die Quellen begrenzt, aus denen Skripte und andere Ressourcen geladen werden dürfen, und untersagt es, die Website auf fremden Seiten in einen Rahmen einzubetten.

Die Formularprüfung im Browser hat unterstützenden Charakter und verbessert den Komfort beim Ausfüllen. Sie ist keine Sicherheitsmaßnahme, da die Übermittlungen von einem externen Dienst entgegengenommen werden.

9. Ihre Rechte

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über die Daten und Erhalt einer Kopie (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung der Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Übertragbarkeit der auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags verarbeiteten Daten (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen eine auf unserem berechtigten Interesse beruhende Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 Abs. 1 DSGVO), und gegen eine Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung jederzeit und ohne Begründung (Art. 21 Abs. 2 DSGVO),
• Widerruf der Einwilligung zu jedem Zeitpunkt, sofern die Verarbeitung auf ihr beruht; der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Ihren Antrag stellen Sie, indem Sie an biuro@completio.pl oder auf dem Postweg an die Anschrift aus Abschnitt 1 schreiben. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats; in komplexen Fällen kann sich die Frist um weitere zwei Monate verlängern, worüber wir Sie informieren (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihre Daten rechtswidrig verarbeiten, können Sie Beschwerde beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten einlegen:

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren die Datenschutzerklärung, wenn sich die auf der Website eingesetzten Werkzeuge, der Umfang der Verarbeitung oder die Vorschriften ändern. Die aktuelle Fassung ist stets unter dieser Adresse abrufbar; das Datum der letzten Aktualisierung und der Rechtsstand stehen am Anfang des Dokuments.

Über Änderungen, die für Ihre Rechte wesentlich sind, informieren wir an sichtbarer Stelle auf der Website, und wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht und die Änderung über deren Umfang hinausgeht, holen wir die Einwilligung erneut ein.