Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement de vos données

Le responsable du traitement des données personnelles est COMPLETIO Sp. z o.o., dont le siège est à Varsovie, ul. Nałęczowska 33 lok. 22, 02-922 Warszawa, inscrite au registre des entrepreneurs du Registre judiciaire national (Krajowy Rejestr Sądowy) tenu par le tribunal d'arrondissement de la capitale Varsovie, à Varsovie, XIVe chambre commerciale du Registre judiciaire national (Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego), sous le numéro KRS 0000689649, NIP 1251659725, REGON 367970493, au capital social de 500 000,00 PLN.

Délégué à la protection des données

Le responsable du traitement a désigné un délégué à la protection des données. Il s'agit de Marek Pióro (CISA, CISM, CGEIT, CRISC, CDPSE). Vous pouvez le contacter pour toute question relative au traitement de vos données personnelles et à l'exercice des droits décrits au point 9, en écrivant à iod@completio.pl.

Contact pour les questions relatives aux données personnelles

Pour toute question relative aux données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse biuro@completio.pl ou par courrier à l'adresse postale indiquée ci-dessus. C'est à ces adresses que nous recevons et traitons toutes les demandes fondées sur le RGPD, notamment les demandes d'accès aux données, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données, d'opposition ainsi que de retrait du consentement. L'étendue de ces droits est décrite au point 9.

2. Champ d'application de cette politique

Cette politique concerne les données que nous collectons par l'intermédiaire du site internet completio.pl : via les formulaires, l'inscription à la newsletter et les outils d'analyse et de publicité, si vous y consentez.

Cette politique ne concerne pas le traitement de données dans le cadre de l'exécution des contrats de prestations de fulfillment et de logistique. Celui-ci est régi par des dispositions distinctes figurant dans les contrats conclus avec les clients, y compris les contrats de sous-traitance.

Le site ne propose ni vente, ni panier, ni paiement, ni comptes utilisateurs. Aucun contrat ne peut être conclu par son intermédiaire. Les règles d'utilisation du site sont décrites dans les Conditions d'utilisation, et les informations sur les cookies et le stockage local dans la Politique cookies.

3. Quelles données nous collectons, dans quel but et sur quelle base

3.1. Formulaire de devis et formulaire de contact

Les formulaires servent à préparer une offre et à répondre à votre demande. Nous y collectons :

Bases juridiques :

• article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD (intérêt légitime) : traitement de votre demande et conduite de la correspondance commerciale. Notre intérêt légitime consiste à répondre à une demande que vous nous avez vous-même adressée.
• article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD : si la demande aboutit à la conclusion d'un contrat, mesures précontractuelles prises à votre demande, puis exécution du contrat.
• article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD : obligations fiscales et comptables, s'il y a lieu à facturation.
• article 398 de la loi polonaise sur les communications électroniques (ustawa Prawo komunikacji elektronicznej) : le consentement recueilli avec le formulaire porte uniquement sur la prise de contact par téléphone et par SMS, et non sur le traitement des données lui-même, qui repose sur l'intérêt légitime. Sans ce consentement, nous ne vous appellerons pas et ne vous enverrons pas de SMS. Une réponse par e-mail à une demande que vous nous avez vous-même adressée ne nécessite pas de consentement.

La fourniture des données est facultative, mais sans adresse e-mail ni numéro de téléphone, nous ne serons pas en mesure de vous répondre.

Le fait de cocher les cases de consentement du formulaire ne constitue pas la base du traitement de votre demande. Nous traitons la demande sur le fondement de l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, de sorte que le retrait du consentement pour un canal donné n'interrompt pas la correspondance commerciale déjà engagée. Les consentements déterminent uniquement par quel canal nous sommes autorisés à vous contacter : téléphone, SMS ou e-mail. Vous cochez chaque canal séparément et pouvez retirer chacun d'eux indépendamment.

3.2. Newsletter

Si vous vous inscrivez à la newsletter, nous traitons votre adresse e-mail afin de vous envoyer des informations sur le fulfillment et l'e-commerce.

Bases juridiques : article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD (votre consentement) et article 398 de la loi polonaise du 12 juillet 2024 sur les communications électroniques, qui interdit l'envoi d'informations commerciales sans le consentement préalable du destinataire.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans avoir à vous justifier. Le retrait n'affecte pas la licéité des envois effectués auparavant.

L'exigence de consentement préalable prévue à l'article 398 de la loi sur les communications électroniques s'applique également aux destinataires qui sont des entreprises, et pas seulement aux personnes physiques. Une adresse professionnelle sur le domaine d'une entreprise ne dispense pas de l'obligation d'obtenir le consentement.

3.3. Recrutement

Par le formulaire de la page Carrières, nous recevons des candidatures accompagnées d'un CV. Nous collectons : prénom et nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, poste visé par la candidature, contenu du message ainsi que le fichier du CV.

Bases juridiques : article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD (mesures précontractuelles) pour les données énumérées à l'article 22¹ du Code du travail polonais (Kodeks pracy), et article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD (votre consentement) pour les données que vous fournissez de votre propre initiative au-delà de cette liste, par exemple une photo dans le CV.

Où va votre CV. La candidature est reçue par le prestataire de gestion des formulaires, puis la plateforme d'automatisation la transfère, avec la pièce jointe, dans un dossier dédié sur Google Drive, auquel seules les personnes chargées du recrutement chez Completio et l'agence qui gère le site ont accès. Les détails figurent au point 5. À qui nous transmettons les données.

Durée de conservation des candidatures. Nous conservons les documents de candidature pendant 12 mois à compter de la clôture du recrutement auquel se rapportait la candidature. Si vous donnez un consentement distinct pour participer à de futurs recrutements, nous les conservons également pendant 12 mois à compter de ce consentement. À l'expiration de ces délais, nous supprimons les documents.

3.4. Statistiques d'utilisation du site

Si vous consentez à la catégorie « Statistiques », nous collectons des données sur la manière dont le site est utilisé : pages consultées, source de la visite, type d'appareil et localisation approximative déterminée à partir de l'adresse IP anonymisée.

Base juridique : article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD (votre consentement). Les détails techniques sont décrits dans la Politique cookies.

3.5. Données techniques côté hébergement

Le site est hébergé sur l'infrastructure de Vercel Inc. L'hébergeur traite les données techniques courantes liées au traitement des requêtes réseau, y compris les adresses IP, aux fins de la fourniture des pages et de la sécurité.

Base juridique : article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, à savoir notre intérêt légitime consistant à assurer le fonctionnement et la sécurité du site.

Un contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD) a été conclu avec l'hébergeur. Les journaux techniques sont conservés pendant la durée résultant de la configuration du service chez le prestataire.

3.6. Mesure de l'efficacité des annonces dans ChatGPT (OpenAI)

Si vous consentez à la catégorie « Publicité », le site lance le pixel de mesure d'OpenAI. Il permet de vérifier si une demande envoyée par le formulaire de devis ou le formulaire de contact fait suite à une annonce de Completio affichée dans ChatGPT. Sans ce consentement, le pixel n'est pas chargé et rien n'est transmis à OpenAI.

Après votre consentement, le pixel transmet à OpenAI :

• à chaque visite : l'adresse de la page consultée et l'information selon laquelle le pixel a été lancé,
• après l'envoi du formulaire de devis ou de contact : l'information selon laquelle une demande a été envoyée, accompagnée de son identifiant technique aléatoire,
• avec cette information, les empreintes (hachage SHA-256) de l'adresse e-mail, du numéro de téléphone, du prénom et du nom saisis dans le formulaire. Le pixel les calcule dans votre navigateur, de sorte qu'OpenAI ne reçoit pas ces données en clair, mais peut les comparer aux empreintes des données de ses propres utilisateurs,
• si vous arrivez sur le site depuis une annonce dans ChatGPT : l'identifiant du clic sur cette annonce (cookie __oppref),
• l'identifiant aléatoire du navigateur enregistré par le pixel dans le cookie __obref ainsi que les données techniques du navigateur, y compris l'adresse IP. La liste des cookies du pixel et de leurs durées de conservation figure dans la Politique cookies, au point 4.4.

Base juridique : article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD (votre consentement), en liaison avec l'article 399 de la loi polonaise sur les communications électroniques. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment dans les paramètres des cookies. Le retrait désactive le pixel, mais n'affecte pas la licéité des transmissions effectuées auparavant.

Pour les données reçues par le pixel, OpenAI Ireland Limited est un responsable de traitement distinct : elle décide seule de leur traitement ultérieur, y compris de leur rapprochement avec les comptes des utilisateurs de ChatGPT et de leur durée de conservation. Les règles de ce traitement sont décrites dans la politique de confidentialité d'OpenAI : openai.com/policies/eu-privacy-policy. OpenAI ne nous communique que des rapports agrégés sur l'efficacité des campagnes.

4. Durée de conservation des données

Nous conservons les données aussi longtemps que nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées puis, une fois celle-ci atteinte, pendant la durée résultant des dispositions légales ou de la prescription des actions. Le tableau ci-dessous indique les durées que nous appliquons.

À l'expiration des durées indiquées, nous supprimons ou anonymisons les données. Lorsqu'un même ensemble de données est soumis à plusieurs durées à la fois, par exemple les données contractuelles et les documents comptables, nous appliquons la plus longue d'entre elles.

5. À qui nous transmettons les données

Les données peuvent être transmises aux catégories de destinataires suivantes. Ceux qui apparaissent dans le code du site sont désignés nommément.

5.1. Prestataire de gestion des formulaires

Les formulaires du site sont envoyés par l'intermédiaire du service Web3Forms, qui reçoit la soumission et la transmet à notre boîte de réception. Ce service est un produit de la société Web3Creative, immatriculée en Inde, et ses serveurs sont situés aux États-Unis. Le prestataire déclare ne pas conserver le contenu des soumissions ; ses journaux de serveur peuvent toutefois contenir des données personnelles et sont effacés tous les deux mois.

La clé identifiant le formulaire (access_key) est, dans ce service, publique par conception et visible dans le code de la page. C'est ainsi que fonctionne ce service et il ne s'agit pas d'une fuite : la clé permet d'envoyer une soumission à l'adresse configurée, mais ne donne accès à aucune donnée. La protection contre les abus repose sur un champ piège caché destiné aux robots.

Un contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD) a été conclu avec le prestataire de gestion des formulaires. Les règles de transfert des données en dehors de l'Espace économique européen sont décrites au point 6.

5.2. Plateforme d'automatisation

Les soumissions des formulaires sont récupérées auprès du prestataire de formulaires par la plateforme d'automatisation Make (Celonis SE, Allemagne), qui les transmet : à la boîte de réception de Completio et, pour les candidatures, également à un dossier dédié sur Google Drive. Un contrat de sous-traitance a été conclu avec ce prestataire.

5.3. Lieu de conservation des documents de candidature

Les fichiers de CV envoyés via le formulaire de recrutement sont conservés sur Google Drive (Google Ireland Limited), dans un dossier dédié à accès restreint. Seules les personnes chargées du recrutement chez Completio et l'agence qui gère le site y ont accès, sur la base du contrat de sous-traitance conclu.

5.4. Hébergeur

Le site est hébergé par Vercel Inc. (États-Unis).

5.5. Prestataire des outils d'analyse et des cartes

Google Ireland Limited (Irlande) pour Google Analytics 4, Google Tag Manager et Google Maps, étant précisé que les outils d'analyse ne se lancent qu'après votre consentement, et la carte uniquement après votre consentement aux contenus externes.

5.6. Prestataire de l'outil de mesure des annonces

OpenAI Ireland Limited (Irlande), uniquement après votre consentement à la catégorie « Publicité », dans la mesure décrite au point 3.6. OpenAI traite ces données en tant que responsable de traitement distinct et les transmet ensuite aux sociétés du groupe OpenAI aux États-Unis.

5.7. Autres destinataires

Selon la question à laquelle se rapportent vos données, leurs destinataires peuvent également être les catégories d'entités suivantes (article 13, paragraphe 1, point e), du RGPD). Nous les indiquons par catégories, car leur composition évolue dans le temps :

• le fournisseur de messagerie électronique,
• le fournisseur du système CRM,
• le fournisseur du système de gestion d'entrepôt (WMS),
• les transporteurs et sociétés de messagerie express,
• les opérateurs postaux,
• les fournisseurs de systèmes de télécommunication et de téléphonie,
• le cabinet comptable et le conseiller fiscal,
• le cabinet d'avocats,
• les prestataires de services informatiques et d'assistance technique, y compris l'agence qui gère le site,
• les prestataires de services d'archivage et de destruction de documents,
• les assureurs ainsi que les entités participant à l'exercice de droits en justice,
• les autorités publiques, lorsqu'elles s'adressent à nous sur le fondement de dispositions légales.

Les entités qui traitent des données pour notre compte le font sur la base d'un contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD) et uniquement dans la mesure nécessaire à l'exécution de la prestation. Les autorités publiques qui s'adressent à nous sur le fondement de dispositions légales ne sont pas des destinataires au sens de l'article 4, point 9), du RGPD.

6. Transferts de données en dehors de l'Espace économique européen

Certains destinataires ont leur siège ou leur infrastructure en dehors de l'EEE. La base du transfert est différente pour chacun d'eux, et nous les distinguons ci-dessous selon la situation réelle.

Vous pouvez obtenir une copie des garanties appliquées aux transferts de données en dehors de l'EEE en écrivant à l'adresse indiquée à la section 1.

7. Prise de décision automatisée

Non. Nous ne prenons à votre égard aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produirait des effets juridiques vous concernant ou vous affecterait de manière significative de façon similaire (article 22 du RGPD).

Le site ne crée pas de profil des visiteurs. Les statistiques, si elles sont activées, sont de nature agrégée. Le pixel OpenAI, si vous y consentez, sert uniquement à attribuer une demande à une annonce et ne fonde aucune décision vous concernant.

8. Sécurité

La connexion au site est chiffrée (HTTPS), et le serveur impose le chiffrement également lors des visites ultérieures. Le site applique une politique de sécurité du contenu qui limite les sources à partir desquelles les scripts et autres ressources peuvent être chargés, et interdit l'intégration du site dans un cadre sur des pages tierces.

La validation des formulaires dans le navigateur a un caractère auxiliaire et facilite leur remplissage. Elle ne constitue pas une mesure de sécurité, car les soumissions sont reçues par un service externe.

9. Vos droits

Dans le cadre du traitement de vos données, vous disposez des droits suivants :

• droit d'accès aux données et d'en obtenir une copie (article 15 du RGPD),
• droit de rectification des données inexactes ou de compléter les données incomplètes (article 16 du RGPD),
• droit à l'effacement des données (article 17 du RGPD),
• droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD),
• droit à la portabilité des données traitées sur la base du consentement ou d'un contrat (article 20 du RGPD),
• droit d'opposition au traitement fondé sur notre intérêt légitime, pour des raisons tenant à votre situation particulière (article 21, paragraphe 1, du RGPD), et au traitement à des fins de prospection directe à tout moment et sans justification (article 21, paragraphe 2, du RGPD),
• droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci ; le retrait n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait (article 7, paragraphe 3, du RGPD).

Vous pouvez présenter votre demande en écrivant à biuro@completio.pl ou par courrier à l'adresse postale indiquée à la section 1. Nous répondons dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d'un mois ; pour les demandes complexes, ce délai peut être prolongé de deux mois, auquel cas nous vous en informerons (article 12, paragraphe 3, du RGPD).

Réclamation auprès de l'autorité de contrôle

Si vous estimez que nous traitons vos données de manière illicite, vous pouvez introduire une réclamation auprès du Président de l'Office de protection des données personnelles (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) :

10. Modifications de la politique

Nous mettons à jour cette politique lorsque les outils utilisés sur le site, l'étendue du traitement ou la réglementation changent. La version en vigueur est toujours disponible à cette adresse, et la date de la dernière mise à jour ainsi que l'état du droit figurent au début du document.

Nous vous informerons de manière visible sur le site des modifications importantes pour vos droits et, si le traitement repose sur le consentement et que la modification dépasse sa portée, nous vous demanderons à nouveau votre consentement.