Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem danych osobowych jest COMPLETIO Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Nałęczowska 33 lok. 22, 02-922 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000689649, NIP 1251659725, REGON 367970493, kapitał zakładowy 500 000,00 zł.

Inspektor Ochrony Danych

Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych. Jest nim Marek Pióro (CISA, CISM, CGEIT, CRISC, CDPSE). Możesz się z nim skontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych oraz korzystania z praw opisanych w punkcie 9, pisząc na iod@completio.pl.

Kontakt w sprawach danych osobowych

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem biuro@completio.pl albo listownie na adres korespondencyjny podany wyżej. Pod tymi adresami przyjmujemy i obsługujemy wszystkie żądania wynikające z RODO, w tym żądania dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, sprzeciwu oraz wycofania zgody. Zakres tych praw opisuje punkt 9.

2. Czego dotyczy ta polityka

Polityka dotyczy danych, które zbieramy przez serwis internetowy completio.pl: z formularzy, z zapisu na newsletter oraz z narzędzi analitycznych, jeżeli wyrazisz na nie zgodę.

Polityka nie dotyczy przetwarzania danych w ramach realizacji umów o świadczenie usług fulfillmentu i logistyki. Tam obowiązują odrębne ustalenia zawarte w umowach z klientami, w tym umowy powierzenia przetwarzania.

Serwis nie prowadzi sprzedaży, koszyka, płatności ani kont użytkowników. Nie da się przez niego zawrzeć umowy. Zasady korzystania z serwisu opisuje Regulamin, a informacje o plikach cookie i pamięci lokalnej Polityka cookies.

3. Jakie dane zbieramy, po co i na jakiej podstawie

3.1. Formularz wyceny i formularz kontaktowy

Formularze służą do przygotowania oferty i do odpowiedzi na zapytanie. Zbieramy przez nie:

Podstawy prawne:

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) — obsługa Twojego zapytania i prowadzenie korespondencji handlowej. Naszym uzasadnionym interesem jest odpowiedź na zapytanie, które sam do nas skierowałeś.
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — jeżeli zapytanie prowadzi do zawarcia umowy: podjęcie działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie, a następnie jej wykonanie.
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki podatkowe i rachunkowe, jeżeli dojdzie do rozliczenia.
• art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej — zgoda zbierana przy formularzu dotyczy wyłącznie kontaktu telefonicznego i SMS-owego, a nie samego przetwarzania danych, które opiera się na prawnie uzasadnionym interesie. Bez tej zgody nie zadzwonimy do Ciebie ani nie wyślemy SMS-a. Odpowiedź e-mailem na zapytanie, które sam do nas skierowałeś, zgody nie wymaga.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail lub numeru telefonu nie będziemy w stanie odpowiedzieć.

Zaznaczenie zgód przy formularzu nie jest podstawą przetwarzania Twojego zapytania. Zapytanie obsługujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, dzięki czemu wycofanie zgody na dany kanał nie przerywa rozpoczętej korespondencji handlowej. Zgody rozstrzygają wyłącznie o tym, którym kanałem wolno nam się z Tobą skontaktować: telefonicznie, SMS-em czy e-mailem. Każdy kanał zaznaczasz osobno i każdy możesz wycofać niezależnie.

3.2. Newsletter

Jeżeli zapiszesz się na newsletter, przetwarzamy Twój adres e-mail w celu wysyłania informacji o fulfillmencie i e-commerce.

Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda) oraz art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, który zakazuje przesyłania informacji handlowej bez uprzedniej zgody odbiorcy.

Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, bez podania przyczyny. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wysyłek dokonanych wcześniej.

Wymóg uprzedniej zgody z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej obejmuje także odbiorców będących firmami, a nie tylko osoby fizyczne. Adres służbowy w domenie firmowej nie zwalnia z obowiązku uzyskania zgody.

3.3. Rekrutacja

Przez formularz na podstronie Kariera przyjmujemy zgłoszenia rekrutacyjne wraz z załączonym CV. Zbieramy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko, którego dotyczy zgłoszenie, treść wiadomości oraz plik CV.

Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) w zakresie danych wskazanych w art. 22(1) Kodeksu pracy oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda) w zakresie danych, które podajesz z własnej inicjatywy ponad ten katalog, na przykład zdjęcia w CV.

Gdzie trafia Twoje CV. Zgłoszenie przyjmuje dostawca obsługi formularzy, następnie platforma automatyzacji przenosi je wraz z załącznikiem do wydzielonego folderu na Dysku Google, do którego dostęp mają wyłącznie osoby prowadzące rekrutację w Completio oraz agencja obsługująca serwis. Szczegóły w punkcie 5. Komu przekazujemy dane.

Jak długo przechowujemy zgłoszenia. Dokumenty aplikacyjne przechowujemy przez 12 miesięcy od zakończenia rekrutacji, której dotyczyło zgłoszenie. Jeżeli wyrazisz odrębną zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach, przechowujemy je również przez 12 miesięcy od wyrażenia tej zgody. Po upływie tych okresów dokumenty usuwamy.

3.4. Statystyka korzystania z serwisu

Jeżeli wyrazisz zgodę na kategorię analityczną, zbieramy dane o sposobie korzystania z serwisu: odwiedzone podstrony, źródło wejścia, typ urządzenia i przybliżoną lokalizację ustaloną na podstawie zanonimizowanego adresu IP.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda). Szczegóły techniczne opisuje Polityka cookies.

3.5. Dane techniczne po stronie hostingu

Serwis jest hostowany na infrastrukturze Vercel Inc. Dostawca hostingu przetwarza standardowe dane techniczne związane z obsługą żądań sieciowych, w tym adresy IP, na potrzeby dostarczenia strony i bezpieczeństwa.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu działania i bezpieczeństwa serwisu.

Z dostawcą hostingu zawarta jest umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Logi techniczne są przechowywane przez okres wynikający z konfiguracji usługi u dostawcy.

4. Jak długo przechowujemy dane

Dane przechowujemy tak długo, jak jest to niezbędne do celu, w którym zostały zebrane, a po jego osiągnięciu przez okres wynikający z przepisów prawa albo z przedawnienia roszczeń. Poniższa tabela podaje okresy, które stosujemy.

Po upływie wskazanych okresów dane usuwamy albo anonimizujemy. Jeżeli ten sam zestaw danych podlega kilku okresom naraz, na przykład danym z umowy i dokumentacji księgowej, stosujemy okres najdłuższy z nich.

5. Komu przekazujemy dane

Dane mogą trafiać do następujących kategorii odbiorców. Te, które widać z kodu serwisu, wymieniamy z nazwy.

5.1. Dostawca obsługi formularzy

Formularze w serwisie są wysyłane za pośrednictwem usługi Web3Forms, która przyjmuje zgłoszenie i przekazuje je dalej na naszą skrzynkę. Usługa jest produktem spółki Web3Creative zarejestrowanej w Indiach, a jej serwery znajdują się w Stanach Zjednoczonych. Dostawca deklaruje, że nie przechowuje treści zgłoszeń, natomiast jego logi serwera mogą zawierać dane osobowe i są kasowane co dwa miesiące.

Klucz identyfikujący formularz (access_key) jest w tej usłudze jawny z założenia i widać go w kodzie strony. Tak działa ta usługa i nie jest to wyciek: klucz pozwala wysłać zgłoszenie na skonfigurowany adres, ale nie daje dostępu do żadnych danych. Zabezpieczeniem przed nadużyciem jest ukryte pole pułapki na roboty.

Z dostawcą obsługi formularzy zawarta jest umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Zasady przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy opisuje punkt 6.

5.2. Platforma automatyzacji

Zgłoszenia z formularzy odbiera z dostawcy formularzy platforma automatyzacji Make (Celonis SE, Niemcy) i przekazuje je dalej: do skrzynki Completio, a w przypadku zgłoszeń rekrutacyjnych również do wydzielonego folderu na Dysku Google. Z dostawcą zawarta jest umowa powierzenia przetwarzania danych.

5.3. Miejsce przechowywania dokumentów aplikacyjnych

Pliki CV przesłane przez formularz rekrutacyjny są przechowywane na Dysku Google (Google Ireland Limited), w wydzielonym folderze o ograniczonym dostępie. Dostęp mają wyłącznie osoby prowadzące rekrutację w Completio oraz agencja obsługująca serwis, na podstawie zawartej umowy powierzenia.

5.4. Dostawca hostingu

Serwis jest hostowany przez Vercel Inc. (Stany Zjednoczone).

5.5. Dostawca narzędzi analitycznych i map

Google Ireland Limited (Irlandia) w zakresie Google Analytics 4, Google Tag Managera oraz map Google, przy czym narzędzia analityczne uruchamiają się wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody, a mapa wyłącznie po zgodzie na treści zewnętrzne.

5.6. Pozostali odbiorcy

Zależnie od sprawy, której dotyczą Twoje dane, ich odbiorcami mogą być również następujące kategorie podmiotów (art. 13 ust. 1 lit. e RODO). Wymieniamy je w ujęciu kategorii, ponieważ ich skład zmienia się w czasie:

• dostawca poczty elektronicznej,
• dostawca systemu CRM,
• dostawca systemu magazynowego (WMS),
• przewoźnicy i firmy kurierskie,
• operatorzy pocztowi,
• dostawcy systemów telekomunikacyjnych i telefonii,
• biuro rachunkowe i doradca podatkowy,
• kancelaria prawna,
• podmioty świadczące usługi informatyczne i wsparcia technicznego, w tym agencja obsługująca serwis,
• podmioty świadczące usługi archiwizacji i niszczenia dokumentów,
• ubezpieczyciele oraz podmioty uczestniczące w dochodzeniu roszczeń,
• organy publiczne, gdy zwrócą się do nas na podstawie przepisów prawa.

Podmioty, które przetwarzają dane w naszym imieniu, robią to na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO) i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonania usługi. Organy publiczne, które zwracają się do nas na podstawie przepisów prawa, nie są odbiorcami w rozumieniu art. 4 pkt 9 RODO.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część odbiorców ma siedzibę lub infrastrukturę poza EOG. Podstawa przekazania jest inna dla każdego z nich i poniżej rozdzielamy je zgodnie ze stanem faktycznym.

Kopię zabezpieczeń zastosowanych przy przekazywaniu danych poza EOG możesz uzyskać, pisząc na adres podany w sekcji 1.

7. Czy podejmujemy decyzje automatycznie

Nie. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).

Serwis nie buduje profilu odwiedzającego. Statystyki, jeżeli zostaną uruchomione, mają charakter zbiorczy.

8. Bezpieczeństwo

Połączenie z serwisem jest szyfrowane (HTTPS), a serwer wymusza szyfrowanie także przy kolejnych wizytach. Serwis stosuje politykę bezpieczeństwa treści ograniczającą źródła, z których mogą być ładowane skrypty i inne zasoby, oraz zakazuje osadzania serwisu w ramce na obcych stronach.

Walidacja formularzy w przeglądarce ma charakter pomocniczy i poprawia wygodę wypełniania. Nie jest zabezpieczeniem, bo odbiorcą zgłoszeń jest usługa zewnętrzna.

9. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych masz prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy (art. 20 RODO),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21 ust. 1 RODO), a wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego w każdej chwili i bez uzasadnienia (art. 21 ust. 2 RODO),
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania (art. 7 ust. 3 RODO).

Żądanie zgłosisz, pisząc na biuro@completio.pl albo listownie na adres korespondencyjny z sekcji 1. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie miesiąca; w sprawach skomplikowanych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy (art. 12 ust. 3 RODO).

Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych:

10. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się narzędzia użyte w serwisie, zakres przetwarzania albo przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, a data ostatniej aktualizacji i stan prawny widnieją na początku dokumentu.

O zmianach istotnych dla Twoich praw poinformujemy w sposób widoczny w serwisie, a jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie i zmiana wykracza poza jej zakres, poprosimy o zgodę ponownie.